Wyjazd firmowy do Zakopanego dla międzynarodowego zespołu MELBET

Jeden zespół, trzy kraje i żadnego wspólnego biura

Zespół MELBET, dla którego Harbor zorganizował ten wyjazd, pracuje na odległość. Jego członkinie mieszkają w różnych krajach — w Polsce, Hiszpanii i Ukrainie — więc na co dzień współpracują online.

Firma chciała zebrać 13 pracownic w jednym miejscu na kilka dni i dać im wspólne doświadczenie: rozmowy na żywo, górskie spacery, aktywny wypoczynek i nieformalny czas razem. Tak pojawiło się zapytanie o wyjazd firmowy do Zakopanego — trzydniowy offsite w październiku 2025 roku.

Co kryje się za trzema dniami w górach

Trzydniowy wyjazd integracyjny w góry to wiele osobnych decyzji. Uczestniczki nie startowały z jednego miasta, trzeba więc było uzgodnić trasy i transfery, zarezerwować nocleg dla całej grupy, zaplanować wyżywienie, dobrać aktywności i program wieczorny — a potem złożyć wszystko w jeden harmonogram.

Organizację wyjazdu firmowego Harbor wziął na siebie w całości: koncepcję i program, transport, nocleg, rezerwacje restauracji i aktywności, ubezpieczenie, gry, wieczorny format i kontrolę wszystkich podwykonawców. Przygotowania trwały około półtora miesiąca.

Warszawa, Kraków, Zakopane: dwa starty, jedna trasa

Część zespołu wyruszyła z Warszawy, pozostałe uczestniczki dołączyły w Krakowie. W Krakowie grupa zjadła wspólny obiad, a potem ruszyła dalej do Zakopanego.

Do przemieszczania się grupy Harbor zapewnił busy w standardzie premium. Wszystkie transfery i przejazdy grupy między zaplanowanymi punktami były częścią jednej logistyki Harbor.

Prywatna willa jako wspólny dom na trzy dni

Bazą wyjazdu była prywatna, dwukondygnacyjna willa w górskim stylu. Własna przestrzeń dała zespołowi miejsce, w którym można razem jeść śniadania, odpoczywać między aktywnościami i spędzać wieczory bez obcych gości.

Śniadania Harbor organizował na miejscu, w willi, dzięki czemu poranek nie zależał od szukania lokalu, który przyjmie grupę 13 osób.

Morskie Oko: ulewa zmieniła trasę, ale nie odwołała wycieczki

Jednym z głównych punktów programu było wyjście nad Morskie Oko. Początkowo planowano wejście pieszo, ale w dniu wyjścia zaczął padać ulewny deszcz.

Zamiast odwoływać trasę, program dostosowano: na górę grupa dostała się dostępnym transportem, a w dół schodziła pieszo. W trakcie wyjścia w góry Harbor częstował zespół gorącym grzańcem.

Mgła i deszcz zmieniły tempo, ale nie samą wycieczkę: zespół razem dotarł nad jezioro i spędził ten dzień w górach.

Quady na mokrych stokach pod Zakopanem

Na aktywną część programu Harbor zorganizował przejażdżkę quadami po górskim terenie wokół Zakopanego — około półtorej godziny. Pogoda znów wprowadziła korekty: po deszczu ziemia rozmiękła i jeździć trzeba było w błocie.

Żeby uczestniczki nie musiały martwić się o własne ubrania, Harbor przygotował dla nich kombinezony ochronne i kominiarki. Przejażdżka odbyła się mimo pogody.

Chochołowskie Termy: spokojniejszy rytm w programie

Wypoczynek firmowy w górach nie miał składać się wyłącznie z aktywności. Dlatego w programie znalazła się wizyta w Chochołowskich Termach — kompleksie termalnym niedaleko Zakopanego, gdzie zespół mógł przestawić się na spokojniejszy rytm.

Dzięki temu trzy dni łączyły góry, aktywną część i odpoczynek, a nie tylko gęstą listę punktów programu.

Wieczory w willi: kolacja, Bunker, bar i karaoke

Program wieczorny odbywał się w willi, w swobodnej formule: kolacja, gra Bunker, bar zorganizowany przez Harbor, muzyka, karaoke i tańce. Bez DJ-a i bez prowadzącego — zespół sam nadawał tempo wieczoru.

Jeden z wieczorów wymagał szybkiej decyzji. Na zaplanowaną kolację w restauracji zabrakło czasu, a zamówienie dostawy z restauracji dla grupy 13 osób w Zakopanem okazało się trudne. Harbor zmienił plan i zorganizował jedzenie w willi, żeby program wieczorny mógł trwać dalej.

Pozostałe obiady i kolacje odbywały się w restauracjach i lokalach, które Harbor wybrał i zarezerwował z wyprzedzeniem.

Dwóch koordynatorów Harbor przy zespole przez całe trzy dni

Przez cały wyjazd z grupą byli dwaj koordynatorzy Harbor. Pilnowali harmonogramu, pozostawali w kontakcie z przewoźnikiem, restauracjami i organizatorami aktywności oraz korygowali program, gdy wymagała tego pogoda lub plan dnia.

Dla zespołu MELBET oznaczało to, że pytań w rodzaju „kto robił rezerwację”, „o której wyjeżdżamy” czy „co robimy, jeśli pada” nie trzeba było rozwiązywać samodzielnie — decyzje zapadały na miejscu, a uczestniczki mogły spędzać czas razem.

Efekt: trzy dni razem, a nie zarządzanie logistyką

13 pracownic MELBET, które pracują na odległość z Polski, Hiszpanii i Ukrainy, spędziło trzy dni razem w Zakopanem. Harbor połączył logistykę, nocleg, wyżywienie, aktywności w górach, termy i program wieczorny w jeden zorganizowany wyjazd firmowy.

Dwóch koordynatorów Harbor towarzyszyło zespołowi przez cały wyjazd. Gdy pogoda wymagała zmian, program dostosowywano na miejscu, a zespół nie musiał sam zajmować się rezerwacjami, podwykonawcami ani zmianami w programie.