Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Harbor of Events.

• Nazwa: Harbor of Events
• Adres: ul. Pytlasińskiego 16/13, 00-777 Warszawa
• NIP: 5214048231
• REGON: 527141250
• Adres e-mail: contact@harbor-event.com

We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się pod adresem e-mail contact@harbor-event.com.

2. Kiedy możemy pozyskiwać dane

Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim wtedy, gdy sami Państwo się z nami kontaktują.

• gdy piszą Państwo do nas na adres e-mail;
• gdy dzwonią Państwo na wskazane numery;
• gdy kontaktują się Państwo przez WhatsApp lub Telegram;
• gdy przesyłają Państwo formularz zapytania w serwisie;
• podczas korespondencji biznesowej i ustalania szczegółów wydarzenia;
• na etapie zawarcia i wykonania umowy;
• automatycznie: dane techniczne podczas korzystania z serwisu (zob. rozdziały o plikach cookies i bezpieczeństwie).

Gdy przesyłają Państwo formularz zapytania w serwisie, zgłoszenie jest zapisywane w naszej bazie danych (Google Firestore / Firebase), abyśmy mogli odpowiedzieć na zapytanie i przygotować ofertę. Przetwarzane są: imię, dane kontaktowe i preferowany sposób kontaktu, informacje o wydarzeniu (rodzaj, nazwa firmy, miasto, data, liczba gości, orientacyjny budżet) oraz Państwa komentarz. Podstawa prawna: działania na Państwa żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Firebase / Google Cloud występuje jako dostawca usług IT (hosting i techniczne przetwarzanie zgłoszenia przez nasz system backendowy) na nasze zlecenie. Abyśmy mogli sprawnie obsłużyć zapytanie, dane ze zgłoszenia mogą być przekazywane do zamkniętej grupy roboczej Harbor w komunikatorze Telegram oraz kopiowane do zamkniętego roboczego arkusza Harbor w usłudze Google (Google Sheets / Google Workspace). Dostęp do tej grupy i arkusza mają wyłącznie upoważnione osoby Harbor; arkusz nie jest publicznie dostępny. Niektóre z tych usług mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, co wymaga zastosowania odpowiednich mechanizmów prawnych przekazywania (zob. rozdział o przekazywaniu poza EOG). Możemy skontaktować się z Państwem w preferowany sposób wskazany w zgłoszeniu, aby odpowiedzieć na zapytanie. Mogą Państwo również skontaktować się z nami bezpośrednio: pocztą e-mail, telefonicznie lub przez komunikatory.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

Zakres danych zależy od tego, w jaki sposób kontaktują się Państwo z nami, oraz od treści Państwa zapytania.

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• nazwa firmy i stanowisko, jeśli je Państwo podają;
• informacje o planowanym wydarzeniu: format, data, miasto, liczba gości, orientacyjny budżet, oczekiwania;
• dane niezbędne do zawarcia umowy i rozliczeń;
• treść korespondencji z Państwem;
• dane techniczne (na przykład adres IP oraz zapisy dzienników serwera), jeśli są przechowywane przez hosting.

Nie zbieramy celowo danych paszportowych ani bankowych, danych o stanie zdrowia ani innych szczególnych kategorii danych. Jeśli nie są one niezbędne do konkretnego wydarzenia, prosimy ich nie przesyłać.

4. Cele i podstawy prawne

Przetwarzamy dane wyłącznie w konkretnych celach i na odpowiedniej podstawie prawnej.

Nie prowadzimy wysyłki mailingów ani nie stosujemy profilowania marketingowego. Podstawę „zgoda” stosujemy wyłącznie wtedy, gdy takie przetwarzanie rzeczywiście odbywa się za Państwa zgodą.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne.

Jednocześnie bez podstawowych danych kontaktowych nie będziemy w stanie odpowiedzieć na zapytanie ani przygotować oferty.

Niektóre dane mogą być niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy; bez nich realizacja ustaleń nie jest możliwa.

Nieobowiązkowej zgody mogą Państwo nie udzielać, co nie wpływa na podstawowy kontakt z nami.

6. Okres przechowywania

Dane ze zgłoszenia i korespondencji przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do obsługi Państwa zapytania, dalszej komunikacji w jego sprawie, wykonania umowy oraz wypełnienia obowiązków prawnych. Konkretny okres zależy od sytuacji:

• do zakończenia korespondencji lub obsługi Państwa zapytania;
• przez okres wykonania umowy;
• przez okresy określone przepisami podatkowymi i księgowymi;
• do upływu terminów przedawnienia ewentualnych wzajemnych roszczeń;
• do wycofania zgody, w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie;
• dane techniczne: zgodnie z rzeczywistymi ustawieniami wykorzystywanych usług.

Nie ustalamy jednego stałego okresu dla wszystkich zapytań: zależy on od charakteru zapytania oraz obowiązujących wymogów prawnych i jest doprecyzowywany zgodnie z aktualnymi przepisami i warunkami współpracy.

7. Odbiorcy danych

Nie sprzedajemy Państwa danych. Dostęp do nich mogą mieć wyłącznie kategorie odbiorców, którzy wspierają naszą działalność:

• dostawcy hostingu i usług IT, w tym Google Firebase / Google Cloud, gdzie zgłoszenie jest przechowywane i technicznie przetwarzane;
• usługi Google Workspace, w tym Google Sheets, w których prowadzimy zamknięty roboczy arkusz zgłoszeń;
• wewnętrzna grupa robocza Harbor w komunikatorze Telegram, do której mogą być przekazywane dane ze zgłoszenia w celu sprawnej obsługi zapytania;
• dostawca usług poczty elektronicznej;
• doradcy księgowi i prawni;
• podwykonawcy wydarzenia wyłącznie w zakresie niezbędnym do jego realizacji;
• usługi komunikacyjne, z których Państwo korzystają, aby się z nami skontaktować;
• organy władzy publicznej, gdy wymaga tego prawo.

Dostęp do roboczego arkusza i grupy roboczej mają wyłącznie upoważnione osoby Harbor. Podwykonawców angażujemy tylko w niezbędnym zakresie i nie ujawniamy Państwa danych bez potrzeby.

8. Przekazywanie poza EOG

Zasadnicze przetwarzanie staramy się prowadzić na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Techniczne zasoby interfejsu, w tym biblioteka ikon i czcionki, są udostępniane lokalnie z naszej domeny. Jednocześnie niektóre usługi, z których korzystamy do obsługi zgłoszeń i kontaktu, mogą przetwarzać pewne dane (na przykład treść zgłoszenia lub dane techniczne, takie jak adres IP) poza EOG:

• usługi obsługi i przechowywania zgłoszeń (Google Firebase / Google Cloud, Google Workspace) oraz zamknięta grupa robocza Harbor w komunikatorze Telegram, do której mogą być przekazywane dane ze zgłoszenia;
• odtwarzacz wideo w trybie podwyższonej prywatności na wybranych stronach realizacji, który ładuje się dopiero po kliknięciu przycisku odtwarzania;
• usługi, do których prowadzą linki zewnętrzne (Instagram, WhatsApp, Telegram): po przejściu wchodzą Państwo w interakcję bezpośrednio z nimi.

Dokładny model przekazywania danych przez te usługi oraz odpowiednie mechanizmy ochrony wymagają weryfikacji zgodnie z dokumentacją każdego dostawcy. Nie twierdzimy, że stosowane są konkretne mechanizmy prawne przekazywania, bez takiego potwierdzenia.

9. Prawa użytkownika

Zgodnie z RODO przysługuje Państwu prawo do:

• dostępu do swoich danych;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• wycofania zgody, w przypadku przetwarzania opartego na zgodzie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Aby skorzystać z praw, prosimy o wiadomość na adres contact@harbor-event.com.

10. Skarga do organu nadzorczego

Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych. W Polsce jest to:

• Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
• Urząd Ochrony Danych Osobowych
• ul. Stanisława Moniuszki 1A
• 00-014 Warszawa

11. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis nie ustawia własnych marketingowych ani reklamowych plików cookies i nie korzysta z systemów analitycznych ani pikseli reklamowych.

Do działania interfejsu wykorzystujemy technicznie niezbędne mechanizmy oraz lokalną pamięć przeglądarki (localStorage), aby zapamiętać wybrany przez Państwa motyw kolorystyczny: jasny lub ciemny. To ustawienie techniczne zapisywane jest dopiero po samodzielnym przełączeniu motywu.

Techniczne zasoby interfejsu (czcionki i ikony) są udostępniane lokalnie z naszej domeny. Osadzony odtwarzacz wideo na stronach realizacji może ustawiać własne pliki cookies zgodnie z polityką danej usługi, i wyłącznie po kliknięciu przez Państwa przycisku odtwarzania.

Obecnie w serwisie nie ma odrębnego banera zarządzania zgodą na pliki cookies. Ustawienia przeglądarki nie zastępują zgody na nieobowiązkowe śledzenie; jednocześnie serwis nie uruchamia śledzenia reklamowego ani analitycznego, dla którego taka zgoda byłaby wymagana.

12. Usługi zewnętrzne i linki

W serwisie znajdują się linki do usług zewnętrznych, z których mogą Państwo skorzystać w celu kontaktu lub przeglądania materiałów:

• komunikatory WhatsApp i Telegram oraz profil Instagram: do kontaktu i przeglądania publikacji;
• osadzony odtwarzacz wideo w trybie podwyższonej prywatności na wybranych stronach realizacji, który ładuje się dopiero po Państwa kliknięciu.

Po przejściu przez link zewnętrzny lub interakcji z osadzoną treścią podlegają Państwo również polityce prywatności odpowiedniego dostawcy usługi.

13. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Harbor nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotne skutki.

Nie prowadzimy również profilowania marketingowego użytkowników serwisu.

14. Bezpieczeństwo danych

• Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiadające charakterowi przetwarzania danych.
• Dostęp do danych jest przyznawany wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań.
• Żadne środki nie są w stanie zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa, dlatego regularnie przeglądamy nasze praktyki.

15. Zmiany polityki

Niniejsza polityka może być aktualizowana, na przykład w razie zmian w usługach serwisu lub wymogach prawnych.

Aktualna wersja jest zawsze publikowana pod tym samym adresem.

Datę ostatniej aktualizacji wskazano na górze dokumentu.

16. Kontakt

W sprawach związanych z danymi osobowymi prosimy o kontakt na adres e-mail administratora: contact@harbor-event.com.

contact@harbor-event.com