Jedna koordynacja
Jeden plan, jedna osoba odpowiedzialna i jeden punkt kontaktu zamiast dziesiątek osobnych czatów z podwykonawcami.
Fora i konferencje · Warszawa i cała Polska
Organizacja forów i konferencji w Warszawie i całej Polsce
Forum czy konferencja to dziesiątki, a czasem setki uczestników, gęsta agenda i technika, która nie może zawieść na żywo. Harbor bierze skalę na siebie: miejsce, scena, nagłośnienie i transmisja przez sprawdzonych podwykonawców, rejestracja uczestników i precyzyjna koordynacja. Ty prowadzisz treść, my odpowiadamy za organizację.
- Jeden punkt koordynacji
- Koncepcja i wstępny kosztorys
- Warszawa i cała Polska
Znajome?
Konferencja to dziesiątki równoległych zadań naraz
Im większe wydarzenie, tym więcej ruchomych elementów: ludzie, harmonogram, podwykonawcy i technika muszą zejść się w jednym dniu bez zakłóceń.
Gdy przygotowania prowadzi wewnętrzny zespół bez osobnego organizatora, musi równolegle zajmować się swoją pracą i logistyką wydarzenia. Właśnie tu zwykle pojawiają się opóźnienia i rozsynchronizowanie.
- Wielu uczestników i złożona logistyka rejestracji
- Gęsta agenda, którą łatwo rozchwiać
- Kilku podwykonawców, których trzeba zgrać ze sobą
- Część techniczna: scena, nagłośnienie, światło, ekrany, transmisja
- Ryzyko opóźnień i nakładek w dniu wydarzenia
- Obciążenie wewnętrznego zespołu klienta
Rola Harbor
Bierzemy organizacyjny chaos na siebie
Harbor występuje jako organizator i koordynator wydarzenia: składamy wszystkie elementy w jeden plan i pozostajemy Twoim jednym punktem kontaktu.
Zrozumiały proces
Przejrzyste etapy od pierwszej rozmowy do zakończenia projektu, byś widział status na każdym kroku.
Kontrola budżetu
Kosztorys uzgadniamy z wyprzedzeniem i trzymamy wydatki w ramach ustalonego punktu odniesienia.
Odpowiedzialność za organizację
Ty odpowiadasz za treść i prelegentów, my — za to, by część organizacyjna zadziałała bez zakłóceń.
Formaty
Jakie fora i konferencje organizujemy
Od konferencji biznesowej po forum branżowe — każdy format składamy pod cel wydarzenia i publiczność.
Konferencja biznesowa
Merytoryczne wydarzenie biznesowe z prelegentami, programem i zapleczem technicznym.
Dla kogo: firm, które potrzebują ustrukturyzowanej konferencji kompleksowo.
Forum branżowe
Wydarzenie łączące przedstawicieli branży do wymiany doświadczeń i networkingu.
Dla kogo: organizatorów, którzy zbierają profesjonalną publiczność w jednym miejscu.
Wewnętrzna konferencja firmowa
Wydarzenie dla zespołu lub kilku biur: strategia, podsumowania, szkolenia.
Dla kogo: firm, które zbierają pracowników na konferencję roboczą.
Wydarzenie edukacyjne lub eksperckie
Wykłady, dyskusje panelowe lub warsztaty z jasnym programem i harmonogramem.
Dla kogo: zespołów, którym zależy na części edukacyjnej i eksperckiej.
Prezentacyjne wydarzenie B2B
Biznesowa prezentacja produktu lub kierunku jako część formatu konferencyjnego.
Dla kogo: firm, które łączą prezentację z programem biznesowym.
Wydarzenie dla Twojego zespołu? Zobacz też organizację eventów firmowych i formaty wydarzeń firmowych.
Kompleksowo
Co może obejmować organizacja wydarzenia
Zostaje Ci jeden punkt kontaktu — poszczególne elementy składamy w spójny projekt.
Koncepcja i format
Określamy cel wydarzenia, strukturę i ogólną ideę pod Twoją publiczność.
Miejsce
Dobieramy i rezerwujemy miejsce pod format, liczbę uczestników i technikę.
Program i harmonogram
Układamy plan programu, bloków, przerw i przerw kawowych.
Scena, nagłośnienie, światło, ekrany
Zaplecze techniczne i transmisję organizujemy przez sprawdzonych podwykonawców.
Branding i nawigacja
Aranżacja przestrzeni, banery, stoiska i nawigacja dla uczestników.
Rejestracja uczestników
Organizujemy rejestrację, identyfikatory i powitanie gości przy wejściu.
Catering
Przerwy kawowe, bufet lub obiad — zależnie od formatu i czasu trwania.
Prowadzący i moderatorzy
Koordynujemy prowadzenie, moderację i współpracę z prelegentami, jeśli to potrzebne.
Personel wydarzenia
Hostessy, zespół techniczny i koordynacyjny na miejscu w dniu wydarzenia.
Foto i wideo
Profesjonalna obsługa wydarzenia do raportu i dalszych materiałów.
Koordynacja w dniu wydarzenia
Trzymamy harmonogram, podwykonawców i zespół pod kontrolą przez cały dzień.
Jak to działa
Proces pracy nad wydarzeniem
Zapytanie
Opowiadasz o formacie, temacie, orientacyjnej dacie i liczbie uczestników.
Doprecyzowanie zadania
Uzgadniamy cel, publiczność, program i potrzeby techniczne wydarzenia.
Propozycja i kosztorys
Przygotowujemy koncepcję, strukturę i wstępny kosztorys pod Twój budżet.
Przygotowania
Miejsce, podwykonawcy, technika, rejestracja i harmonogram — wszystko pod jedną koordynacją.
Realizacja
Koordynujemy wydarzenie w dniu jego trwania i trzymamy program w grafiku.
Zakończenie projektu
Przekazujemy finalne materiały, foto i wideo oraz podsumowujemy.
Realizacje
Wydarzenia biznesowe Harbor na prawdziwych przykładach
Kilka wydarzeń biznesowych, które zorganizowaliśmy w Warszawie i w Polsce.
KonferencjaKonferencja dla Pay Do
Wydarzenie biznesowe z telemostem i transmisją na żywo: scena, przerwa kawowa, fotobudka i profesjonalna obsługa techniczna.
NetworkingMusic, Mystery & Networking
Kameralny wieczór networkingowy z saksofonem na żywo, welcome drinkiem i atmosferą do rozmów biznesowych.
Wieczór biznesowyLounge event dla zespołu IT
Zamknięty wieczór dla międzynarodowego zespołu IT: muzyka na żywo, wysoka kuchnia i przestrzeń do rozmów.
Budżet
Od czego zależy budżet wydarzenia
Koszt konferencji lub forum składa się z kilku czynników — ostateczną kwotę ustalamy pod konkretny format.
Liczba uczestnikówMiejsceCzas trwaniaZaplecze techniczneCateringAranżacjaPersonelDodatkowe aktywności
Po wstępnej rozmowie wstępny kosztorys wydarzenia biznesowego jest zwykle gotowy tego samego lub następnego dnia.
Dlaczego Harbor
Dlaczego zespoły powierzają nam część organizacyjną
- Przejrzystość na każdym etapie przygotowań
- Kontrola budżetu w ramach ustalonego punktu odniesienia
- Sprawdzeni podwykonawcy części technicznej i serwisowej
- Elastyczność pod format, publiczność i zadania klienta
- Koordynacja bez chaosu i jeden punkt kontaktu
- Wstępny kosztorys w dniu zgłoszenia lub następnego dnia
FAQ
Pytania o organizację forów i konferencji
Czy Harbor organizuje konferencje i fora kompleksowo?
Tak. Bierzemy na siebie część organizacyjną: format, miejsce, program, zaplecze techniczne przez podwykonawców, rejestrację uczestników i koordynację w dniu wydarzenia.
Czy realizujecie wydarzenia tylko w Warszawie?
Bazujemy w Warszawie i organizujemy konferencje oraz fora w całej Polsce — miejsce dobieramy pod miasto, format i liczbę uczestników.
Czy Harbor ma własną technikę i miejsca?
Występujemy jako organizator i koordynator. Technikę, nagłośnienie, światło, ekrany i transmisję zapewniamy przez sprawdzonych podwykonawców, a miejsce dobieramy pod konkretne wydarzenie.
Czy można zorganizować wydarzenie hybrydowe z transmisją?
Tak. Część online i transmisję organizujemy razem z podwykonawcami technicznymi — część offline dla uczestników na sali i dostęp online dla zdalnej publiczności.
Od czego zależy budżet konferencji?
Przede wszystkim od liczby uczestników, miejsca, czasu trwania, zaplecza technicznego, cateringu, aranżacji i personelu. Gotowych cen startowych nie publikujemy, bo zależą od formatu.
Z jakim wyprzedzeniem zaczynać przygotowania?
Im wcześniej, tym większy wybór dat, miejsc i podwykonawców. Realizujemy też wydarzenia w krótkim terminie, ale przy bardziej złożonych formatach wygodniej mieć zapas czasu.
Jak szybko można otrzymać kosztorys?
Po krótkim omówieniu zadania przygotowujemy wstępny kosztorys w dniu zgłoszenia lub następnego dnia.
Następny krok
Opowiedz o swoim wydarzeniu — zaproponujemy organizację
Opisz format, orientacyjną datę, miasto i liczbę uczestników. To wystarczy, byśmy przygotowali koncepcję i wstępny kosztorys.