Політика конфіденційності

1. Адміністратор персональних даних

Адміністратором ваших персональних даних є Harbor of Events.

• Назва: Harbor of Events
• Адреса: ul. Pytlasińskiego 16/13, 00-777 Warszawa
• NIP: 5214048231
• REGON: 527141250
• Електронна пошта: contact@harbor-event.com

З усіх питань щодо обробки персональних даних можна звернутися на електронну пошту contact@harbor-event.com.

2. Коли ми можемо отримувати дані

Ми отримуємо персональні дані переважно тоді, коли ви самі звертаєтеся до нас.

• коли ви пишете нам на електронну пошту;
• коли телефонуєте на вказані номери;
• коли звертаєтеся через WhatsApp або Telegram;
• коли надсилаєте форму запиту на сайті;
• під час ділового листування та узгодження деталей події;
• на етапі укладення та виконання договору;
• автоматично — технічні дані під час користування сайтом (див. розділи про cookie та безпеку).

Коли ви надсилаєте форму запиту на сайті, заявка зберігається в нашій базі даних (Google Firestore / Firebase) для того, щоб ми могли відповісти на звернення та підготувати пропозицію. Обробляються: ім'я, контакт і бажаний спосіб зв'язку, відомості про подію (тип, назва компанії, місто, дата, кількість гостей, орієнтовний бюджет) і ваш коментар. Правова підстава: дії за вашим запитом до укладення договору (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Firebase / Google Cloud виступає постачальником IT-послуг (хостинг і технічна обробка заявки нашою backend-системою) за нашим дорученням. Щоб ми могли оперативно опрацювати звернення, дані заявки можуть передаватися до закритої робочої групи Harbor у месенджері Telegram і копіюватися до закритої робочої таблиці Harbor у сервісі Google (Google Sheets / Google Workspace). Доступ до цієї групи та таблиці мають лише уповноважені особи Harbor; таблиця не є загальнодоступною. Окремі з цих сервісів можуть обробляти дані за межами Європейського економічного простору, що потребує застосування відповідних правових механізмів передачі (див. розділ про передачу за межі ЄЕЗ). Ми можемо зв'язатися з вами за вказаним у заявці бажаним способом зв'язку, щоб відповісти на звернення. Ви також можете звернутися до нас напряму: поштою, телефоном або в месенджерах.

3. Які дані можуть оброблятися

Обсяг даних залежить від того, як саме ви з нами зв'язуєтеся, і від змісту вашого звернення.

• ім'я та прізвище;
• адреса електронної пошти;
• номер телефону;
• назва компанії та посада, якщо ви їх повідомляєте;
• відомості про заплановану подію: формат, дата, місто, кількість гостей, орієнтовний бюджет, побажання;
• дані, потрібні для договору та розрахунків;
• зміст листування з вами;
• технічні дані (наприклад, IP-адреса та записи журналів сервера), якщо їх зберігає хостинг.

Ми не збираємо навмисно паспортних чи банківських даних, даних про здоров'я та інших особливих категорій даних. Якщо вони не потрібні для конкретної події, просимо не надсилати їх.

4. Цілі та правові підстави

Ми обробляємо дані лише для конкретних цілей і на відповідній правовій підставі.

Ми не ведемо email-розсилок і не здійснюємо маркетингового профілювання. Підставу «згода» застосовуємо лише тоді, коли така обробка справді відбувається за вашою згодою.

5. Чи обов'язково надавати дані

Надання даних є добровільним.

Водночас без базових контактних даних ми не зможемо відповісти на звернення чи підготувати пропозицію.

Окремі дані можуть бути потрібні для укладення або виконання договору — без них виконати домовленості неможливо.

Необов'язкову згоду ви можете не надавати, і це не впливає на базове спілкування з нами.

6. Строк зберігання

Ми зберігаємо дані заявки та листування не довше, ніж це потрібно для опрацювання вашого запиту, подальшої комунікації щодо нього, виконання договору та дотримання юридичних обов'язків. Конкретний строк залежить від ситуації:

• до завершення листування або опрацювання вашого запиту;
• протягом строку виконання договору;
• протягом строків, визначених податковими та бухгалтерськими правилами;
• до завершення строків можливих взаємних вимог;
• до відкликання згоди — для обробки, що ґрунтується на згоді;
• технічні дані — відповідно до фактичних налаштувань використовуваних сервісів.

Ми не встановлюємо єдиного фіксованого строку для всіх звернень: він залежить від характеру звернення та обов'язкових вимог законодавства й уточнюється відповідно до чинних правил і умов співпраці.

7. Одержувачі даних

Ми не продаємо ваші дані. Доступ до них можуть мати лише категорії одержувачів, які допомагають нам працювати:

• постачальники хостингу та ІТ-послуг, зокрема Google Firebase / Google Cloud, де зберігається й технічно обробляється заявка;
• сервіси Google Workspace, зокрема Google Sheets, у яких ми ведемо закриту робочу таблицю заявок;
• внутрішня робоча група Harbor у месенджері Telegram, куди можуть передаватися дані заявки для оперативного опрацювання звернення;
• постачальник послуг електронної пошти;
• бухгалтерські та юридичні консультанти;
• підрядники події лише в обсязі, потрібному для її проведення;
• сервіси комунікації, якими ви користуєтеся для зв'язку з нами;
• органи державної влади, коли цього вимагає закон.

Доступ до робочої таблиці та робочої групи мають лише уповноважені особи Harbor. Ми залучаємо підрядників лише в необхідному обсязі й не розкриваємо ваші дані без потреби.

8. Передача за межі ЄЕЗ

Основну обробку ми прагнемо здійснювати в межах Європейського економічного простору (ЄЕЗ). Технічні ресурси інтерфейсу, зокрема бібліотека іконок і шрифти, обслуговуються локально з нашого домену. Водночас окремі сервіси, якими ми користуємося для обробки заявок і зв'язку, можуть обробляти певні дані (наприклад, зміст заявки або технічні дані на кшталт IP-адреси) за межами ЄЕЗ:

• сервіси обробки та зберігання заявок (Google Firebase / Google Cloud, Google Workspace) і закрита робоча група Harbor у месенджері Telegram, куди можуть передаватися дані заявки;
• відеопрогравач у режимі підвищеної приватності на окремих сторінках кейсів, який завантажується лише після того, як ви натиснете кнопку відтворення;
• сервіси, на які ведуть зовнішні посилання (Instagram, WhatsApp, Telegram): після переходу ви взаємодієте безпосередньо з ними.

Точна модель передачі даних цими сервісами та відповідні механізми захисту потребують перевірки згідно з документацією кожного постачальника. Ми не стверджуємо конкретних правових механізмів передачі без такого підтвердження.

9. Права користувача

Відповідно до RODO ви маєте право на:

• доступ до своїх даних;
• виправлення неточних даних;
• видалення даних;
• обмеження обробки;
• перенесення даних;
• заперечення проти обробки;
• відкликання згоди — для обробки, що ґрунтується на згоді.

Відкликання згоди не впливає на законність обробки, яку ми здійснювали до відкликання. Щоб скористатися правами, напишіть на contact@harbor-event.com.

10. Скарга до наглядового органу

Ви також маєте право подати скаргу до наглядового органу з питань захисту персональних даних. У Польщі це:

• Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
• Urząd Ochrony Danych Osobowych
• ul. Stanisława Moniuszki 1A
• 00-014 Warszawa

11. Cookie та подібні технології

Сайт не встановлює власних маркетингових чи рекламних файлів cookie і не використовує систем аналітики чи рекламних пікселів.

Для роботи інтерфейсу ми використовуємо технічно необхідні механізми, а також локальне сховище браузера (localStorage), щоб запам'ятати обрану вами тему оформлення — світлу або темну. Це технічне налаштування зберігається лише після того, як ви самі перемикаєте тему.

Технічні ресурси інтерфейсу (шрифти та іконки) обслуговуються локально з нашого домену. Окремий вбудований відеопрогравач на сторінках кейсів може встановлювати власні файли cookie відповідно до політики сервісу — і лише після того, як ви натиснете кнопку відтворення.

Наразі на сайті немає окремого банера керування згодою на cookie. Налаштування браузера не замінюють згоди на необов'язкове відстеження; водночас сайт не запускає рекламного чи аналітичного відстеження, для якого така згода була б потрібна.

12. Зовнішні сервіси та посилання

На сайті є посилання на зовнішні сервіси, якими ви можете скористатися для зв'язку або перегляду матеріалів:

• месенджери WhatsApp і Telegram та профіль Instagram — для зв'язку та перегляду публікацій;
• вбудований відеопрогравач у режимі підвищеної приватності на окремих сторінках кейсів, який завантажується лише після вашого кліку.

Після переходу за зовнішнім посиланням або взаємодії з вбудованим вмістом ви також потрапляєте під дію політики конфіденційності відповідного постачальника сервісу.

13. Автоматизовані рішення та профілювання

Harbor не приймає щодо користувачів рішень, які ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці та створюють юридичні або подібні суттєві наслідки.

Ми також не здійснюємо маркетингового профілювання користувачів сайту.

14. Безпека даних

• Ми застосовуємо організаційні та технічні заходи, що відповідають характеру обробки даних.
• Доступ до даних надається лише в тому обсязі, який потрібен для виконання завдань.
• Жодні заходи не можуть гарантувати абсолютної безпеки, тому ми регулярно переглядаємо свої практики.

15. Зміни політики

Ця політика може оновлюватися — наприклад, у разі змін у сервісах сайту або правових вимогах.

Актуальна версія завжди публікується за цією ж адресою.

Дату останнього оновлення вказано вгорі документа.

16. Контакт

З питань, пов'язаних із персональними даними, звертайтеся на електронну пошту адміністратора: contact@harbor-event.com.

contact@harbor-event.com